Microsoft Excel क्या है? इसका क्या उपयोग है? यह सब हम इस ब्लॉग मे देखेंगे। जैसे की आप सभी जानते ही होंगे की अधूरा ज्ञान आपके किसी काम का नहीं है इसलिए पूरी जानकारी ध्यान से अवश्य पढे।
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Microsoft Excel क्या है?
Microsoft Excel एक ऐसा सॉफ्टवेयर है जिसे Microsoft कंपनी ने बनाया है। इस कंपनी के संस्थापक बिल गेट्स है। यह एक ऐसा सॉफ्टवेयर है। जिसकी मदद से हम डेटा को टेबल के रूप मे व्यवस्थित कर सकते है, तथा इस व्यवस्थित किए गए डेटा की गणना (Calculation), तथा गणना के पश्चात उस डेटा को ग्राफ/चार्ट के रूप मे प्रदर्शित कर सकते है। जिस तरह हम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पर काम करते है तो उस वर्किंग एरिया या कार्यक्षेत्र को पेज बोलते है ठीक उसी तरह माइक्रोसॉफ्ट इक्सेल के वर्किंग एरिया को स्प्रेडशीट कहा जाता है माइक्रोसॉफ्ट की वर्क बुक मे कई सारी स्प्रेडशीट होती है। इसका इक्स्टेन्शन .xlsx होता है।
Microsoft Excel मे Row और Columns से मिलकर Cell का निर्माण होता है इन्ही सेल के अंदर हम डेटा को प्रविष्ट करते है और उस डेटा का Mathematically Calculation किया जाता है। Microsoft Excel मे कुल Row की संख्या 10,48,576 तथा Columns की कुल संख्या 16,384 है।
- पूरा नाम: Microsoft Excel
- डेवलपर: Microsoft Corporation
- प्रकार: Spreadsheet Application
- पार्ट: MS Office Suite का हिस्सा
MS Excel की मुख्य विशेषताएँ :-
- वर्कबुक और वर्कशीट (Workbook & Worksheet):-
एक फ़ाइल को वर्कबुक कहा जाता हैं और इसमें कई शीट्स (Worksheets) होती हैं। - सेल (Cell):-
टेबल में पंक्तियों (Rows) और स्तंभों (Columns) के मिलने से जो बॉक्स बनता है उसे सेल (Cell) कहते हैं। - फॉर्मूला और फंक्शन्स (Formulas & Functions):-
Worksheets में जोड़ना, घटना, गुणा, औसत, प्रतिशत जैसी कई गणनाएँ आसानी से की जा सकती हैं। - चार्ट्स और ग्राफ़्स:-
MS Excel मे डेटा को ग्राफिकल रूप में समझाने के लिए चार्ट्स बनाए जा सकते हैं। - डेटा विश्लेषण (Data Analysis):-
MS Excel मे बड़े डेटा को फ़िल्टर, सॉर्ट और Pivot Table के जरिए व्यवस्थित और विश्लेषित किया जा सकता है।
MS Excel के उपयोग (Uses of MS Excel):-
MS Excel मे हम आसानी से Calculation कर सकते है जिससे की हमारा काम आसान हो जाता है सिर्फ फार्मूला लगाने से Calculation होते जाते है हमे बस वैल्यू डालना पड़ता है और यह कैल्क्यलैट कर डेटा है।
- स्कूल/कॉलेज में रिजल्ट तैयार करने के लिए
- बिज़नेस में अकाउंटिंग और फाइनेंस रिपोर्ट बनाने के लिए
- ऑफिस में Attendance, Salary, Inventory बनाने के लिए
- डेटा एनालिसिस और चार्ट/ग्राफ तैयार करने के लिए
Basics Of Microsoft Office :-
MS Excel कैसे खोलें?
- सबसे पहले अपने कंप्यूटर/लैपटॉप में Start Menu → Microsoft Excel पर क्लिक करें।
- या फिर Home + R पर क्लिक करे अब आपके सामने एक एक विंडो ओपन हो जायगी , जिसने winexcel टाइप करके इंटर करने से भी यह सॉफ्टवेयर ओपन हो जाता है।
- नया पेज खुलेगा जिसे Workbook कहते हैं। इसमें कई शीट्स होती हैं (Sheet1, Sheet2, …) जिस भी शीट्स को आप इस्तेमाल कर रहे हो आप उसे Rename भी कर सकते हो और delete भी कर सकते हो।
Excel का मुख्य भाग (Interface):-
- Ribbon: ऊपर टूलबार होता है जिसमें Home, Insert, Page Layout, Formulas आदि टैब्स होते हैं। जिसे रिबीन कहा जाता है। इसके जिस भी ऑप्शन पर आप क्लिक करोगे तो उस ऑप्शन के सभी फीचर्स ओपन हो जाते हैं।
- Worksheet: जहाँ Rows (पंक्तियाँ) और Columns (स्तंभ) मिलकर Cell बनाते हैं।
- Row Numbers: 1,2,3…
- Column Letters: A, B, C…
- उदाहरण: A1, B2 एक Cell का Address है।
डेटा एंटर करना (Entering Data):-
- किसी भी Cell पर क्लिक करें और Text, Number या Formula टाइप करें।
- Enter दबाएँ → डेटा सेव हो जाएगा।
बेसिक फॉर्मूले (Basic Formulas):-
जब भी कभी हम MS Excel मे Formulas लगाते है तो हमेशा इसकी शुरुआत = के साइन से होगी
जैसे :- (यहाँ A1, A2, A5 सेल के नाम है। जिन सेल पर आप फार्मूला लगा रहे हो )
- जोड़ (Addition): =A1+A2
- घटाना (Subtraction): =A1-A2
- गुणा (Multiplication): =A1*A2
- भाग (Division): =A1/A2
- औसत (Average): =AVERAGE(A1:A5)
- योग (Sum): =SUM(A1:A5)
डेटा को व्यवस्थित करना (Organizing Data):-
- Sort:- डेटा को छोटे से बड़े या बड़े से छोटे के अनुसार सॉर्ट कर सकते है।
- Filter:- अगर हमारे पास कोई बहुत बड़ा डेटा उपलब्ध है और हम उस बड़े से डेटा मे से कुछ निश्चित डेटा दिखाना चाहते है तब हम Filter का उपयोग करते है ।
- Find & Replace:- किसी भी डेटा को हम ढूंढ सकते है और अगर उसे किसी अन्य डेटा से बदलना है तो उसे रिप्लेस भी कर सकते है।
चार्ट बनाना (Charts):-
- जिस डेटा पर चार्ट चाहिए उसे Select करें।
- Insert टैब → Chart (Bar, Line, Pie आदि) चुनें।
- आप अपनी प्रेज़न्टैशन के अनुसार चार्ट तैयार कर सकते हो।
सेव और ओपन करना (Save & Open):
- जब आपका काम पूरा हो जाता है
- जब आप अपना काम कर रहे होते हो तब आप काम करने के साथ साथ अगर काम को सेव करना चाहते हो तो इसके लिए आप Ctrl+S का इस्तेमाल कर सकते हो और जब आपका काम पूरा हो जाता है या आप काम करना बंद कर रहे हो तब आप File मेनु पर जाकर फाइल को सेव कर सकते हो और exit हूँ सकते हो।
Print करने का तरीका :-
जब भी हम डेटा को तैयार कर लेते है तो इस डेटा को हमे अपने सीनियर को भी दिखाना पड़ता है इसके लिए हम डेटा को सॉफ्ट कॉपी से प्रिन्ट निकाल कर हार्ड कॉपी मे प्रेजेंट करते है। इसके लिए प्रिन्ट ऑप्शन का उपयोग किया जाता है। यहाँ हम अपने हिसाब से पेज का लेआउट सेट कर सकते है।
डेटा मैनेजमेंट (Data Management):-
Data Validation क्या है और कैसे करते हैं?
Data Validation अप्लाइ करने के लिए सबसे पहले हम Data Tab पर क्लिक करते हैं फिर Data Validation पर जाते है। यहाँ कुछ कंडिशन्स होती है जिसके हिसाब से हम किसी भी सेल मे डेटा इंटर करते हैं।
Any Value – इसे सिलेक्ट करने पर हम सेल मे किसी भी वैल्यू को इंटर कर सकते है चाहे वह कोई नंबर हो या ऐल्फबेट।
Decimal – इसमे हम पहले से डिफाइन कर देते है की सेल के अंदर हमे किस numeric वैल्यू को इंटर कराना है जैसे 20-50 के बीच, सिर्फ 50 से बड़ी, या सिर्फ 50 से छोटी या 50 के बराबर।
List – इसमे हम सेल को सिलेक्ट करके उन्हे लिस्ट के रोप मे इस्तेमाल कर सकते है।
Time – इसमे हम एक स्टार्टिंग टाइम ओर एक एन्डिंग टाइम के बीच का ही टाइम इंटर कर सकते है।
Date – इसमे हम किन्ही भी दो Date के बीच का ही Date इंटर कर सकते है।
Duplicate Data कैसे हटाएँ?
अगर हमारे बनाए गए डेटा मे कोई Duplicate वैल्यू है तो हम उसे रिमूव कर सकते है इसके लिए सबसे पहले उस डेटा को सिलेक्ट करते है जिसमे की Duplicate Data मौजूद है फिर Duplicate Data अप्लाइ करने के लिए Data Tab पर क्लिक करते हैं फिर Duplicate Data पर क्लिक करते है।
Text to Columns फीचर
सेल मे दिए गए डेटा को टेक्स्ट से कॉलम मे कन्वर्ट किया जा सकता है। इसके लिए Data Tab पर जाकर Text to Columns पर क्लिक करते है।
Pivot Table और Pivot Chart का उपयोग
किसी भी बड़े डेटा को पर्सनलाइज़ कर सकते हो, कॉलम को अपने हिसाब से मैनेज किया जा सकता है।
5. Conditional Formatting कैसे करें
Conditional Formatting मे हम सेल को डिजाइन कर सकते हो, वैल्यू को कम से कम, ज्यादा से ज्यादा, बीच की वैल्यू ,Lowest Value, Highest Value आदि फॉर्मैट कर सकते है।
जरूरत के हिसाब से समय समय पर इस वेबसाईट पर साझा की जा रही जानकारियों को अपडेट किया जायगा। और अगर आपको किसी विशेष विषय पर संक्षिप्त मे कोई जानकारी चाहिए तो आप हमसे संपर्क कलर सकते है या फिर कमेन्ट के माध्यम से हमे अवगत करा सकते हो। धन्यवाद…